DỰ TRÙ & QUẢN LÝ CHI PHÍ VĂN PHÒNG PHẨM (VPP) CHO CÔNG TY MỚI THÀNH LẬP: HƯỚNG DẪN TỪ A - Z

1. Phân Loại Văn Phòng Phẩm Cho Doanh Nghiệp Mới

• Công cụ dụng cụ (CCDC - Cấp 1 lần ban đầu):
  • Là những vật dụng có thời gian sử dụng lâu dài (từ 1 đến 3 năm), ít bị hư hỏng theo thời gian.
  • Ví dụ: Khay nhựa đựng tài liệu 3 tầng, kéo văn phòng, máy tính bỏ túi CASIO, dập ghim đại, đục lỗ, kệ sách để bàn, bảng từ trắng phòng họp.
  • Nguyên tắc cấp: Chỉ mua 1 lần khi nhân sự mới nhận việc hoặc khi mở phòng ban mới. Chỉ mua bổ sung khi thiết bị hỏng.
• Vật tư tiêu hao (VTTH - Cấp định kỳ hàng tháng):
  • Là những sản phẩm bị hao hụt liên tục trong quá trình làm việc hàng ngày.
  • Ví dụ: Giấy in A4 (IK Plus/Double A), bút bi, giấy ghi chú Post-it, bìa lá A4, kẹp bướm, băng keo, xóa kéo, trà/cà phê, giấy vệ sinh.
  • Nguyên tắc cấp: Cấp theo định mức cố định vào ngày đầu tiên của mỗi tháng.

2. Định Mức Combo VPP Chuẩn Cho Nhân Sự Mới Theo Vị Trí

• Combo Khối Văn Phòng / Sales / Mua Hàng: (Có thể gộp với Combo dưới hoặc tách theo nhu cầu thực tế)
  • CCDC (Mua 1 lần): 1 Khay cắm bút, 1 Kéo, 1 Dập ghim số 10, 1 Khay tài liệu 3 tầng.
  • VTTH (Cấp hàng tháng): 2 Bút bi (Xanh/Đen), 1 Xấp Post-it, 5 Bìa lá A4, 1 Bút dạ quang.
• Combo Khối Kế Toán / Hành Chính / Legal (Có thể gộp với Combo trên hoặc tách theo nhu cầu thực tế):
  • CCDC (Mua 1 lần): 3-5 File còng Simili 7cm, 1 Dập ghim đại, 1 Dấu ngày tháng năm + Khay mực, 1 Đục lỗ giấy.
  • VTTH (Cấp hàng tháng): 1-2 Ream giấy in A4, 1 Hộp kẹp bướm các cỡ, 2 Bút ký/Bút gel, 2 Xóa kéo, 1 Cuộn băng keo trong.
• VTTH Dùng Chung Cho Cả Phòng Ban:
  • Giấy in A4 dùng chung cho máy in trung tâm, nước lau sàn, nước rửa tay, trà/cà phê tiếp khách.

3. Công Thức Tính Ngân Sách Dự Trù Cho Công Ty Mới

4. Quy Trình Quản Lý VPP Tránh Lãng Phí Cho Công Ty Mới

1. Ban hành Quy định định mức ngay từ ngày đầu: Tuyên bố rõ danh mục vật tư từng vị trí được hưởng để nhân viên có ý thức sử dụng tiết kiệm.
2. Cấp phát tập trung vào ngày 01 hàng tháng: Lập sổ ký nhận VPP để kiểm soát chính xác số lượng xuất kho.
3. Đánh giá lại định mức sau 3 tháng: Căn cứ vào số liệu tiêu thụ thực tế để điều chỉnh tăng/giảm định mức cho phù hợp với từng phòng ban.

Tải File Excel Dự Trù Tự Động Cho Công Ty Mới